Outlook の AutoArchive 機能の説明

  • [アーティクル]
  • 適用対象:
    Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook for Microsoft 365, Outlook 2010 with Business Contact Manager

元の KB 番号: 830119

詳細

Outlook メールボックスは、デスクに紙が積み上げられたのと同じ方法でアイテムが作成されると大きくなります。 紙ベースの世界では、ドキュメントをシャッフルして、重要なもののほとんど使用されないドキュメントを保存することがあります。 新聞や雑誌など、重要度の低い文書は、年齢に基づいて破棄できます。

Outlook 2003 以降のバージョンでは、同じプロセスをすばやく完了できます。 [ファイル] メニューの [アーカイブ] を選択して、古い項目をストレージ ファイルに手動で転送できます。 または、自動アーカイブ機能を使用して古いアイテムを自動的に転送することもできます。 項目は、指定した年齢に達すると古いと見なされます。 AutoArchive 機能を使用すると、古い項目を削除または移動できます。 Outlook ではあらゆる種類のアイテムをアーカイブできますが、電子メール メッセージに添付されている Microsoft Excel スプレッドシートや Microsoft Word ドキュメントなど、電子メール フォルダーに格納されているファイルのみを検索できます。 電子メール フォルダーに保存されていないファイルはアーカイブできません。

AutoArchive 機能には、2 段階のプロセスがあります。 まず、自動アーカイブ機能を有効にします。 次に、アーカイブする各フォルダーの自動アーカイブ機能のプロパティを設定します。

注:

同じ Outlook プロファイルに複数の Exchange アカウントがある場合は、すべてのアカウントに既定の自動アーカイブ設定が適用されます。 これを回避するには、フォルダー レベルで AutoArchive 設定を適用します。

フォルダー レベルでは、アーカイブするアイテムと、アーカイブされる頻度を決定できます。 個々のフォルダーを自動的にアーカイブすることも、すべてのフォルダーの既定の自動アーカイブ設定を構成することもできます。 次に、既定の自動アーカイブ設定を使用しない個々のフォルダーの自動アーカイブ設定を構成します。 AutoArchive 機能は、Outlook を起動するたびに自動的に実行されます。 Outlook では、各フォルダーの AutoArchive プロパティが日付別にチェックされ、古い項目がアーカイブ ファイルに移動されます。 [削除済みアイテム] フォルダーに移動されたアイテムは削除されます。

Outlook 2003 および Outlook 2007

既定では、AutoArchive 機能がオンになっている複数の Outlook フォルダーが設定されています。 次の一覧は、AutoArchive 機能が有効になっているフォルダーと、各フォルダーの既定のエージング期間を示しています。

  • 予定表フォルダー (6 か月)
  • [タスク] フォルダー (6 か月)
  • ジャーナル フォルダー (6 か月)
  • [送信済みアイテム] フォルダー (2 か月)
  • [削除済みアイテム] フォルダー (2 か月)

受信トレイ、メモ、連絡先、下書きフォルダーには、自動アーカイブ機能が自動的にオンになっていません。 連絡先フォルダーにはアーカイブ プロパティがないため、連絡先フォルダーで自動アーカイブ機能を使用することはできません。

Outlook 2010 以降のバージョン

既定では、Outlook 2010 以降のバージョンでは自動アーカイブ機能がオフになっています。 AutoArchive 機能は、Outlook 2003 と Outlook 2007 で既定で有効になっています。 Outlook 2003 または Outlook 2007 で自動アーカイブ機能を無効にし、Outlook 2010 以降のバージョンにアップグレードしない場合、自動アーカイブ機能は有効のままです。

アイテムのアーカイブとエクスポートの違い

アイテムをアーカイブするときは、個人用フォルダー (.pst) ファイルにのみアイテムをアーカイブできます。 アイテムをエクスポートするときに、.pst ファイルや区切りテキスト ファイルなど、さまざまな種類のファイルにアイテムをエクスポートできます。 既存のフォルダー構造は、新しいアーカイブ ファイルに保持されます。 アーカイブしたフォルダーの上に親フォルダーがある場合、親フォルダーはアーカイブ ファイルに作成されます。 ただし、親フォルダー内の項目はアーカイブされません。 この方法では、アーカイブ ファイルとメールボックスの間に同じフォルダー構造が存在します。 フォルダーは、空の場合でも、アーカイブ後に所定の場所に残されます。 アーカイブできるファイルの種類は 、.pst ファイルの 1 つだけです。

アイテムをエクスポートすると、元のアイテムはエクスポート ファイルにコピーされますが、現在のフォルダーからは削除されません。

自動アーカイブ機能を有効にする方法

Outlook 2010 およびそれ以降のバージョン:

  1. [ファイル] タブを選択し、[ファイル] メニューの [オプション] タブを選択します。
  2. [詳細設定] タブを選択します。
  3. [ 自動アーカイブ設定] を選択します。
  4. [AutoArchive Every チェック] ボックスを選択します。 [ 日数 ] ボックスに数値を入力して、AutoArchive プロセスの実行頻度を指定します。
  5. アイテムがアーカイブされる前に通知を受け取る場合は、[自動アーカイブの前にプロンプトを表示する] チェックボックスを選択します。
  6. [ 既定のアーカイブ ファイル ] ボックスに、転送先のアーカイブ済みアイテムのファイル名を入力するか、[ 参照 ] を選択して一覧から選択します。
  7. [OK] を 2 回クリックします。

Outlook 2007 および Outlook 2003 の場合:

  1. [ ツール ] メニューの [ オプション] を選択し、[ その他 ] タブを選択します。
  2. [ AutoArchive] を選択します。
  3. [AutoArchive Every チェック] ボックスを選択し、[日数] ボックスに数値を入力して AutoArchive プロセスを実行する頻度を指定します。
  4. アイテムがアーカイブされる前に通知を受け取る場合は、[自動アーカイブの前にプロンプトを表示する] チェックボックスを選択します。
  5. [ 既定のアーカイブ ファイル ] ボックスに、転送先のアーカイブ済みアイテムのファイル名を入力するか、[ 参照 ] を選択して一覧から選択します。
  6. [OK] を 2 回クリックします。

自動アーカイブ機能を有効にしたので、各フォルダーの AutoArchive プロパティを設定する必要があります。

重要

既定のアーカイブ ファイルとして選択する Outlook Data (.pst) ファイルは、ローカル コンピューターに配置する必要があります。 ネットワーク化された .pst ファイルの使用は、Outlook 2010 でのみサポートされ、非常に特定の条件下でサポートされます。 ネットワーク経由で .pst ファイルを使用する制限の詳細については、「 LAN および WAN リンク経由で個人用フォルダー (.pst) ファイルを使用するための制限」を参照してください。

フォルダーの自動アーカイブ プロパティを設定する方法

Outlook 2010 およびそれ以降のバージョン:

メソッド 1:

  1. 自動アーカイブするフォルダーを選択します。
  2. [ フォルダー ] タブを選択し、[ 自動アーカイブ設定] を選択します。

メソッド 2:

  1. 自動アーカイブするフォルダーを右クリックし、[ プロパティ] を選択します。
  2. [ AutoArchive ] タブを選択します。
  3. このフォルダーの AutoArchive プロパティを設定するには、[チェックより古いアイテムを消去する] ボックスを選択します。
  4. アイテムをアーカイブ ファイルに自動的に転送する必要があるタイミングを指定するには、[ 月 ] ボックスに数値を入力します。
  5. 転送先のアーカイブ済みアイテムのファイルを指定するには、[ 古いアイテムの移動先] を選択します。
  6. [ 古いアイテムを移動先 ] ボックスに、アーカイブされたアイテムのファイル名を入力します。 または、[ 参照 ] を選択して一覧から選択し、[ OK] を選択します。

Outlook 2007 および Outlook 2003 の場合:

  1. [フォルダー一覧] で、自動アーカイブするフォルダーを右クリックし、[プロパティ] を選択します。
  2. [ AutoArchive ] タブを選択します。
  3. このフォルダーの AutoArchive プロパティを設定するには、[以前の アイテムのクリーンアップ] を選択します。
  4. アイテムをアーカイブ ファイルに自動的に転送する必要があるタイミングを指定するには、[ 月 ] ボックスに数値を入力します。
  5. 転送先のアーカイブ済みアイテムのファイルを指定するには、[ 古いアイテムの移動先] を選択します。
  6. [ 古いアイテムを移動先 ] ボックスに、アーカイブされたアイテムのファイル名を入力します。 または、[ 参照 ] を選択して一覧から選択し、[ OK] を選択します。